Énoncé de principe touchant la protection des renseignements personnels

Notre engagement

Le Réseau d’Ottawa pour l’éducation (ROPE) est résolu à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses collaborateurs, employés, bénévoles, étudiants, fournisseurs et autres parties prenantes. Nous accordons une grande importance à la confiance que placent en nous le public et les personnes avec qui nous traitons, et nous savons que pour entretenir cette confiance, nous devons faire preuve de transparence et rendre des comptes sur la façon dont nous traitons les renseignements que vous choisissez de nous confier.

Lors de nos activités quotidiennes, d’événements spéciaux ou autres, nous recueillons et utilisons fréquemment des renseignements personnels. Nous pouvons vous assurer que tout renseignement personnel qui nous est confié sera soigneusement protégé et qu’il ne sera généralement pas utilisé ni divulgué sans obtenir au préalable votre autorisation.

Nous révisons régulièrement nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Veuillez consulter régulièrement notre site Web (www.onfe-rope.ca) pour rester au courant de ces pratiques. Vous pouvez vous procurer des exemplaires de notre politique sur la protection des renseignements personnels dans nos bureaux, ou nous pouvons vous la faire parvenir par courriel ou par la poste. Pour cela, il suffit de téléphoner au 613-366-3085.

Quelle est la définition d’un « renseignement personnel »

Nous estimons qu’un « renseignement personnel » est un élément d’information concernant une personne en particulier. Cela peut comprendre ses opinions ou ses croyances, des faits la concernant ou liés à elle. Sont exclus de cette définition les coordonnées professionnelles d’une personne, et certains autres renseignements déjà publics, par exemple son nom, son adresse et ses numéros de téléphone tels qu’ils apparaissent dans des annuaires téléphoniques.

Lorsque l’adresse professionnelle d’une personne est la même que celle de son domicile, nous estimons que les coordonnées qui nous sont fournies sont d’ordre professionnel et qu’elles ne sont donc pas sujettes à la protection des renseignements personnels.

Cueillette de vos renseignements personnels

Le ROPE recueille des renseignements personnels dans le principal but de mener ses opérations quotidiennes, de tenir des événements spéciaux ou d’autres types d’activités. Le ROPE recueille des éléments d’information comme votre nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur et adresses électroniques. Dans le cas de personnes que l’on n’estime pas en mesure de consentir à divulguer des renseignements personnels, nous demandons le consentement d’un parent, d’un tuteur ou de toute autre personne légalement autorisée à prendre des décisions concernant cette personne.

Lorsque nous recueillons des renseignements personnels à des fins particulières, par exemple dans le cadre d’une campagne de financement ou de tout autre événement spécial, ou dans des formulaires d’inscription, des sites Web, des bulletins de nouvelles, des feuilles de commandite ou dans tout autre document, le ROPE explique pourquoi il a besoin de ces renseignements et la manière dont ils seront utilisés.

Le ROPE ne vend aucun des renseignements personnels qu’il recueille ni ne les échange, les troque ou les divulgue.

Votre consentement

Lorsque vous divulguez des renseignements personnels au ROPE, cela veut dire que vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions vos renseignements personnels conformément à cette politique sur la protection des renseignements personnels. En outre, des autorisations ou consentements particuliers pourraient parfois vous être demandés.

Dans la plupart des cas, et sous réserve des exigences prévues dans les lois ou contrats, vous êtes libres de communiquer avec notre agent de la protection des renseignements personnels pour refuser ou retirer votre consentement, et ce, à n’importe quel moment, mais avec un préavis raisonnable. Il faut noter que certains services ne peuvent être offerts que si une personne fournit des renseignements personnels au ROPE et que, par conséquent, il est possible que, dans certains cas, nous ne puissions offrir les services demandés à une personne qui choisit de ne pas nous fournir ces renseignements. Si vous désirez vous rétracter, nous vous mettrons au courant des conséquences que cela pourrait avoir.

Refus :

Si, à un moment donné, vous désirez que votre nom soit retiré de nos listes d’envoi, veuillez simplement communiquer avec nous, au 613- 366-3085.

Divulgation de vos renseignements personnels

Le ROPE pourrait divulguer des renseignements personnels à toute personne ou tout organisme qui offre ses services au ROPE ou pour que le ROPE lui-même puisse offrir ses services, conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels.
Pour mener ses opérations, le ROPE embauche des consultants indépendants et des fournisseurs de services. Certains renseignements personnels pourraient être utilisés ou divulgués par le ROPE dans l’optique suivante :
• Permettre aux contractuels d’acheminer des documents aux parties prenantes et de communiquer avec elles;
• Envoyer du courrier direct aux parties prenantes pour leur faire part d’événements spéciaux.

Dans certaines circonstances, le ROPE peut avoir de bonnes raisons de divulguer des renseignements personnels sans autorisation préalable, en avoir la permission ou y être obligé. Au nombre de ces circonstances, signalons les suivantes :

• Le ROPE serait tenu par la loi ou par ordonnance du Tribunal;
• Le ROPE aurait de bonnes raisons de croire qu’il est nécessaire de protéger les droits, la confidentialité, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe en particulier;
• Les renseignements sont déjà publics.

Lorsque le ROPE est tenu de divulguer des renseignements sans consentement préalable, ou qu’il en a la permission, il ne divulguera pas plus de renseignements que nécessaire.

Exactitude et conservation

Le ROPE veille à ce que vos renseignements personnels soient exacts, complets et mis à jour. Le ROPE conserve généralement les renseignements tant et aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux besoins pour lesquels ils ont été recueillis.

Protection des renseignements personnels

Que ce soit dans ses bureaux ou dans le système d’entreposage des renseignements, le ROPE veille à assurer la sécurité des lieux, des procédures et des technologies.

Le ROPE ne donne l’accès aux renseignements personnels qu’aux employés et aux fournisseurs de services qui doivent prendre connaissance de ces renseignements pour que le ROPE puisse offrir ses services. Des mesures de sauvegarde sont en place pour veiller à ce que les renseignements personnels soient divulgués seulement pour servir les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous prenons également des mesures pour conserver l’intégrité de ces renseignements et pour qu’ils ne soient ni perdus ni détruits.

Lorsque le ROPE partage des renseignements personnels avec des organismes offrant des services en son nom, il exige que ces fournisseurs de services prennent les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels en question.

Les renseignements personnels sur les bénévoles du ROPE, les participants aux programmes, le Conseil d’administration et les bailleurs de fonds sont traités de manière strictement confidentielle et ne seront pas divulgués à des instances autres que celles qui sont prévues dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels, à moins d’obtenir au préalable un consentement écrit ou si la loi le permet ou l’exige.

L’accès à vos renseignements personnels

Le ROPE convient qu’une personne est raisonnablement en droit d’avoir accès aux renseignements personnels qu’elle a fournis et de les passer en revue et nous nous efforcerons de fournir ces renseignements dans un délai raisonnable, après avoir reçu une demande écrite. Pour avoir accès à vos renseignements, veuillez communiquer avec notre agent de la protection des renseignements personnels, à info@onfe-rope.ca ou en téléphonant au 613-366-3085.

Dans certains cas, le ROPE pourrait refuser l’accès aux dossiers contenant les renseignements personnels, notamment lorsque ces dossiers contiennent des renseignements protégés par le secret professionnel, des renseignements sur un tiers ou d’autres renseignements que le ROPE juge confidentiels.

Comment résoudre vos préoccupations en matière de vie privée

Si vous avez des questions sur l’accès à vos renseignements personnels ou sur la manière dont le ROPE recueille, utilise, gère ou divulgue des renseignements personnels, ou si vous désirez retirer votre consentement, veuillez vous adresser à notre agent de la protection des renseignements personnels, à info@onfe-rope.ca ou par téléphone au 613-366-3085.

Le ROPE effectuera une enquête dès qu’une plainte sera déposée et prendra toutes les mesures raisonnables qui s’imposent pour résoudre des problèmes liés à la protection de la vie privée.