Énoncé de principe touchant la protection des renseignements personnels

Notre engagement

Le Réseau d’Ottawa pour l’éducation (ROPE) est résolu à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses collaborateurs, employés, bénévoles, étudiants, fournisseurs et autres parties prenantes. Nous accordons une grande importance à la confiance que placent en nous le public et les personnes avec qui nous traitons, et nous savons que pour entretenir cette confiance, nous devons faire preuve de transparence et rendre des comptes sur la façon dont nous traitons les renseignements que vous choisissez de nous confier.

Lors de nos activités quotidiennes, d’événements spéciaux ou autres, nous recueillons et utilisons fréquemment des renseignements personnels. Nous pouvons vous assurer que tout renseignement personnel qui nous est confié sera soigneusement protégé et qu’il ne sera généralement pas utilisé ni divulgué sans obtenir au préalable votre autorisation.

Nous révisons régulièrement nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Veuillez consulter régulièrement notre site Web (www.onfe-rope.ca) pour rester au courant de ces pratiques. Vous pouvez vous procurer des exemplaires de notre politique sur la protection des renseignements personnels dans nos bureaux, ou nous pouvons vous la faire parvenir par courriel ou par la poste. Pour cela, il suffit de téléphoner au 613-366-3085.

 

Renseignement personnels

Les renseignements personnels sont n’importe quel renseignement pouvant servir à distinguer ou identifier une personne ou à communiquer avec elle, à l’exception des renseignements commerciaux qui sont déjà du domaine public. Nous suivons des procédures appropriées pour veiller à ce que les renseignements personnels qui sont en notre possession soient exacts et actualisés.

Nous pouvons vous assurer que tout renseignement personnel qui nous est confié sera soigneusement protégé et ne sera ni utilisé ni divulgué sans d’abord obtenir votre consentement.

 

Collecte de vos renseignements personnels

Le ROPE recueille des renseignements personnels dans le principal but de mener ses opérations quotidiennes, de tenir des événements spéciaux ou d’autres types d’activités. Le ROPE recueille des éléments d’information comme votre nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopieur et adresses électroniques. Dans le cas de personnes que l’on n’estime pas en mesure de consentir à divulguer des renseignements personnels, nous demandons le consentement d’un parent, d’un tuteur ou de toute autre personne légalement autorisée à prendre des décisions concernant cette personne.

Lorsque nous recueillons des renseignements personnels à des fins particulières, par exemple dans le cadre d’une campagne de financement ou de tout autre événement spécial, ou dans des formulaires d’inscription, des sites Web, des bulletins de nouvelles, des feuilles de commandite ou dans tout autre document, le ROPE explique pourquoi il a besoin de ces renseignements et la manière dont ils seront utilisés.

Pour mener à bien ses activités, le ROPE recrute parfois des consultants indépendants et des fournisseurs de services. Le ROPE peut utiliser et divulguer en partie certains renseignements afin de faire livrer des documents et des communications et pour envoyer directement à différents intervenants des nouvelles et des annonces d’événements spéciaux.

 

Votre consentement 

Lorsque vous divulguez des renseignements personnels au ROPE, cela veut dire que vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions vos renseignements personnels conformément à cette politique sur la protection des renseignements personnels. En outre, des autorisations ou consentements particuliers pourraient parfois vous être demandés.

Dans la plupart des cas, et sous réserve des exigences prévues dans les lois ou contrats, vous êtes libres de communiquer avec notre agent de la protection des renseignements personnels pour refuser ou retirer votre consentement, et ce, à n’importe quel moment, mais avec un préavis raisonnable. Il faut noter que certains services ne peuvent être offerts que si une personne fournit des renseignements personnels au ROPE et que, par conséquent, il est possible que, dans certains cas, nous ne puissions offrir les services demandés à une personne qui choisit de ne pas nous fournir ces renseignements. Si vous désirez vous rétracter, nous vous mettrons au courant des conséquences que cela pourrait avoir.

 

Refus 

Si, à un moment donné, vous désirez que votre nom soit retiré de nos listes d’envoi, veuillez simplement communiquer avec nous, au 613- 366-3085.

Lorsque vous remplissez des formulaires sur notre site Web, on vous offre le choix de recevoir des courriels du ROPE. Cette correspondance peut comprendre notre bulletin de nouvelles, des renseignements sur nos programmes et services, des invitations à nos événements ou à d’autres activités susceptibles de vous intéresser. Le ROPE ne transmet à aucune tierce partie les adresses électroniques saisies sur notre site Web. Vous pouvez annuler votre consentement à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement. Ceci fait, nous retirerons votre nom de notre liste de distribution dans un délai de 10 jours ouvrables, conformément à la Loi canadienne antipourriel.

 

Divulgation de vos renseignements personnels

Le ROPE ne transfère ni ne divulgue vos renseignements personnels sans d’abord obtenir votre consentement, sauf tel qu’expressément prévu aux présentes ou sauf convention écrite passée avec vous.

 

Exactitude et conservation

Le ROPE veille à ce que vos renseignements personnels soient exacts, complets et mis à jour. Le ROPE conserve généralement les renseignements tant et aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux besoins pour lesquels ils ont été recueillis.

 

Protection des renseignements personnels

Que ce soit dans ses bureaux ou dans le système d’entreposage des renseignements, le ROPE veille à assurer la sécurité des lieux, des procédures et des technologies.

Le ROPE ne donne l’accès aux renseignements personnels qu’aux employés et aux fournisseurs de services qui doivent prendre connaissance de ces renseignements pour que le ROPE puisse offrir ses services. Des mesures de sauvegarde sont en place pour veiller à ce que les renseignements personnels soient divulgués seulement pour servir les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous prenons également des mesures pour conserver l’intégrité de ces renseignements et pour qu’ils ne soient ni perdus ni détruits.

Lorsque le ROPE partage des renseignements personnels avec des organismes offrant des services en son nom, il exige que ces fournisseurs de services prennent les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels en question.

Les renseignements personnels sur les bénévoles du ROPE, les participants aux programmes, le Conseil d’administration et les bailleurs de fonds sont traités de manière strictement confidentielle et ne seront pas divulgués à des instances autres que celles qui sont prévues dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels, à moins d’obtenir au préalable un consentement écrit ou si la loi le permet ou l’exige.

 

L’accès à vos renseignements personnels

Le ROPE convient qu’une personne est raisonnablement en droit d’avoir accès aux renseignements personnels qu’elle a fournis et de les passer en revue et nous nous efforcerons de fournir ces renseignements dans un délai raisonnable, après avoir reçu une demande écrite. Pour avoir accès à vos renseignements, veuillez communiquer avec notre agent de la protection des renseignements personnels, à info@onfe-rope.ca ou en téléphonant au 613-366-3085.

Dans certains cas, le ROPE pourrait refuser l’accès aux dossiers contenant les renseignements personnels, notamment lorsque ces dossiers contiennent des renseignements protégés par le secret professionnel, des renseignements sur un tiers ou d’autres renseignements que le ROPE juge confidentiels.

 

Site Web et commerce électronique

Ce site Web contient des liens vers d’autres sites. Veuillez noter que nous ne sommes nullement responsables du contenu de ces sites ni de leur politique en matière de protection de la vie privée. Nous encourageons nos utilisateurs à être attentifs quand ils quittent notre site et à lire les clauses de confidentialité de chacun des sites qui collecte des informations personnelles.

Nous utilisons des « témoins » (« cookies ») sur ce site. Un témoin est un petit ensemble de données stocké sur le disque dur d'un visiteur pour nous permettre d'améliorer votre accès à notre site et d’identifier les visiteurs récurrents. Par exemple, lorsque nous utilisons un témoin pour vous identifier, vous n’aurez pas à saisir votre mot de passe à chaque visite, ce qui vous permettra de gagner du temps quand vous naviguez sur notre site. Les témoins nous permettent aussi de repérer et de cibler les champs d’intérêt de nos utilisateurs afin d'améliorer leur consultation de notre site Web. L'utilisation d'un témoin ne donne à quiconque l'accès à vos renseignements personnels pendant que vous naviguez sur notre site.

Nos bulletins d’information contiennent des pixels de surveillance. Ce pixel est intégré à nos courriels et nous permet d’évaluer le succès de nos bulletins d’information. Grâce à ces pixels de surveillance et au lien sur lequel vous cliquez dans le courriel, nous pouvons voir si vous avez ouvert le courriel et à quel moment, ainsi que les pages que vous visitez sur notre site Web. Ce comportement n’est pas communiqué à des tiers. À n’importe quel moment, vous pouvez annuler votre abonnement à notre bulletin d’information en cliquant sur le lien de désabonnement qui accompagne chaque courriel.

 

Comment résoudre vos préoccupations en matière de vie privée

Si vous avez des questions sur l’accès à vos renseignements personnels ou sur la manière dont le ROPE recueille, utilise, gère ou divulgue des renseignements personnels, ou si vous désirez retirer votre consentement, veuillez vous adresser à notre agent de la protection des renseignements personnels, à info@onfe-rope.ca ou par téléphone au 613-366-3085.

Le ROPE effectuera une enquête dès qu’une plainte sera déposée et prendra toutes les mesures raisonnables qui s’imposent pour résoudre des problèmes liés à la protection de la vie privée.